KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan ke
Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya
sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan tepat pada waktunya.
Dalam makalah ini kami membahas mengenai Kearsipan.
Makalah ini dibuat dengan berbagai observasi dan
beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan
hambatan selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan makalah ini.
Kami menyadari bahwa masih
banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini. Oleh karena itu kami
mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun
kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan
makalah selanjutnya.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi
kita sekalian.
Tembilahan, 19 september 2015
PENULIS
DAFTAR
ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................. i
DAFTAR ISI............................................................................................ ii
BAB
I PENDAHULUAN.......................................................................... 1
1.1...... Latar
belakang................................................................... 1
1.2...... Rumusan
masalah............................................................. 2
1.3...... Tujuan
.............................................................................. 2
BAB
IIPEMBAHASAN............................................................................ 3
2.1...... Pengertian
Kearsipan........................................................ 3
2.2...... Kegiatan
Kersipan............................................................. 3
2.3...... Tujuan
Pengelolaan Arsip................................................. 5
2.4...... Masalah
Pokok Dalam Kearsipan Dan Pemecahannya..... 6
BAB
3 PENUTUP..................................................................................... 7
3.1...... Kesimpulan....................................................................... 7
3.2...... Saran................................................................................. 7
DAFTAR
PUSTAKA................................................................................ 8
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
belakang
Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan
suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan
informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan
bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kecamatan
Miri, SragenSalah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran
terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan
efisien. Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu
apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan
mudah serta cepat ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari
suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan
yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu
instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi
penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak
diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang
tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah
kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip tidak
hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket,
dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu
tertentu.
1.2 Rumusan
masalah
1. Apa
pengertian kearsipan secara umum?
2. Apa
saja kegiatan Kearsipan?
3. Apa
pengelola Arsip?
4. Apa
masalah yang ada dalam Kearsipan?
5. Bagaimana
cara pemecahannya apabila ada masalah terhadap Kearsipan?
1.3 Tujuan
1. Supaya
tau apa pengertian Kearsipan.
2. Tau
apa saja kegiatan didalam Kearsipan itu.
3. Bias
tau apa-apa saja tujuan pengelolaan Arsip.
4. Tau
apa saja masalah Kearsipan.
5. Dan
tau bagaimana cara pemecahannya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian
kearsipan
Terdapat
beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut :
Ø R.
soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dendan kearsipan adalah aktivitas,
pencatatan, penyimpanan , penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan
arsip.
Ø Kamus
admistrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai
dengan penyingkirannya.
Ø Drs
E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan
warkat/record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang
sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlikan dapat ditemukan kembali dalam
waktu singkat.
Dari pendapat di ats
dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses
pengaturan,penyimpanan, arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga
apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam
waktu yang singkat.
II.2 Kegiatan Kearsipan
Menurut Drs E.
Karso, kegiatan kersipan adalah sebagai berikut :
1.
Kegiatan penciptaan
Merupakan suatu proses
pembuataan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun
pengerusan surat keluar (mailhandling), baik menggunakan system buku agenda
maupun sistem kartu kendali (system pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari
penerimaan surat, tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar
dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat
tersubut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.
2.
Kegiatan penyimpanan (Filling) dan
penemuan kembali (Finding)
a)
Kegiatan penyimpanan (Filling), adalah
kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda
disposisi dep (Deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai
penempatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukan keladalam
Filling Cabinet.
b)
Kegiatan penemuan kembali (Fiding),
adalah kegiatan yang dimulai dari pemerintah arsip dari pihak lain,
mengidentifikasikan masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat yang
terdapat pada daftar klasifikasi, hingga
menemukan kembali arsip ditempat penyimpanannya sesuai dengan kode simpannya.
3.
Kegiatan penyelamatan
Kegiatan
penyelamatan, yaitu kegiatan kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui
oleh yang tidak berhak,rusak atau hal-hal lain yang menyeebab kan hilang
nya nilai guna arsip, kegiatan tersebut
terdiri dari kegiatan :
a.
Pengamanan , yaitu kegiatan untuk
menjaga agar isi atau informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh
orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
b.
Pemeliharan , adalah kegiatan yang
menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan
ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip
(preventif),misalnya selama dalam pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu
disemprot dengan obat anti hama, atau
sebelum disimpan di persiap kan terlebih dahulu tempat yang aman dari
kerusakan.
c.
Perawatan, adalah kegiatan kemampuan
memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapt dipergunakan kembali, dengan
kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip
yang bertalian ( Represif), missal nya jika ketehui sesuatu benda arsip dalam
keadaan rusak atau benar-benar rusak, sedang kan arsip tersebut masih
diperlukan atau di pergunakan, sebagai tindakan represif nya arsip tersebut
dilaminasi (diberi lapisan plastik),kemudian dimikro filemkan. Apabila ada
pihak yang membutuh kan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro film nya saja,
sedang kan arsip aslinya tetap disimpan.
4.
Kegiatan penyusutan
Kegiatan
penyusutan, adalah kegiatan mengurangai jumlah arsip yang disimpan, terutama
arsip-arsip yang atelah hilang nilai guna arsip nya,sehingga arsip yang
tersimpan memiliki nilai guna tinggi, kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :
a.
Pemiliharaan atau pemindahan, adalah
kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau
bahkan tidak dipergunakan lagi,kemudian arsip tersebut dipindahkan
penyimpanannya keunit sentral.
b.
Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan
secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip
yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.
c.
Penyerahan, adalah suatu kegiatan
menyerahkan arsip yang memiliki nilai
guna kebangsaan (arsip statis) kearsip nasional pusat atau arsip nasional
daerah tingkat I msing-masing provinsi.
Dengan
demikian ruang lingkup kegiatanarsipan tersebut dimulai dari kegiatan
penciptaan, penyimpanan,penemuan kembali,penyelamatan,dan berakhir dengan penyusutan.
namun demikian sebagai inti dari kegiatan semua itu adalah kegiatan penyimpanan
dan penemuan kembali.
II.3
TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP
Dalam
undang-undang No.7 Tahun 1971 Pasal 3 dinyatakan, bahwa tujuan kearsipan adalah
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasioanal tentang
perencanaan ,pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan serta untuk
menyediakan bahan-bahan pertanggung jawaban bagi pemerintah.
Drs.
E. Martono, menyatakan bahwa penataan
berkas atau kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut :
·
Menyediakan warkat jika diperlukan.
·
Menghindari pemborosan waktu dalam
pencarian.
·
Mengumpulkan dan mengeloompokan warkat
yang berhubungan satu sama lain.
·
Mengamankan warkat yang pentaing dari
bahaya pencurian dan kebakaran.
·
Memanfaatkan tempat penyimpanan dan
srananya.
·
Melindungai serta menjaga kerahasiaan
informasi yang terkandung didalam warkat, khususnya warkat yang karena sifatnya
harus dirahasiakan.
Drs.
Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan surat dan kearsipan”, menyatakan
bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa
sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
Dari
ketiga pendapat tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan
adalah sebagai berikut:
1. Memelihara
arsip dengan baik.
2. Menyimpan
warkat dengan system yang tepat,sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat
dan tepat pula.
3. Menyediakan
tempat penyimpanan yang memadai.
4. Menjamin
keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.
5. Memberikan
pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
II.4
MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN DAN PEMECAHANNYA
Aktifitas
surata menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan adanya
permasalahan dalam kegiatan/sistem kearsipannya, adanya hambatan tersebut sedikit
banyak akan menimbulkan dampak negatif terhadap kegiatan kantor tersebut secara
menyeluruh.
1. Masalah
Kearsipan
a. Drs
The Liong Gie, mengemukakan bahwa msalah pokok dibidang kearsipan antara lain
sebagai berikut:
1)
Tidak dapat menemukan kembali secara
cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan
organisasi.
2)
Peminjaman atau pemakaian surat oleh
pimpinan/satuan organisasi lainnya, jangka waktunya sangat lama, bahkan
kadang-kadang tidak dikembalikan.
3)
Bertambahnya surat-surat kedalam bagian
arsip tanpa ada penyingkirannya,sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi
mencukupi.
4)
Tata kerja dan peralatan kearsipan yang
tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagi akibat dari
pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang kurang teratur.
b.
Drs. E. Martono,
mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul dibidang kearsipan adalah sebagai
berikut:
1)
Warkat tidak
ditemukan kembali karenas hilang.
2)
Warkat ditemukan
setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
3)
Warkat setiap
hari selalu bertambah.
4)
Tempat
penyimpanan warkat selalu sesak,kurang tempat.
5)
Peralatan penyimpanan tidak memenuhi
syarat.
6)
Pegawai dibidang penyimpanan warkat
kurang terlatih.
c. Drs.
Mokijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai dibidang kearsipan
adalah sebagai berikut:
1)
Penggunaan sistem penggolongan
(Klasifikasi) yang salah.
2)
Organisasi yang kurang baik dan
perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang kurang jelas.
3)
Pegawai yang tidak terlatih.
4)
Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
5)
Tidak ada penentuan waktu yang
direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.
6)
Ruang dan perlengkapan tidak sesuai
dengan kegiatan.
7)
Kurang adanya pengawasan terhadap
warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.
Dari
beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau
masalah-masalah yang ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
·
Penerapan sistem penyimpanan yang kurang
cepat.
·
Sarana dan tempat kegiatan kearsipan
kurang/tidak memadai.
·
Pegawai pengelolaan arsip tidak/kurang
terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan
tugasnya.
·
Kehilangan arsip sebagai akibat
peminjaman yang tidak tertib.
·
Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa
diimbangi dengan penyusutan arsip.
·
Kerusakan arsip yang terjadi karena
kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar
kemampuan manusia untuk mencegah nya (Force Majeure), seperti bencana alam,
kerusuhan, dan sebagainya.
2. Cara
Pemecahannya
Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam
kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan
sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu
sendiri.
Terdapat 5 (lima)
sistem penyimpanan arsip antara lain:
·
Sistem Abjad (Alphabetical).
·
Sistem Masalah (Subject).
·
Sistem Nomor (Numeric).
·
Sistem Tanggal (Chronologic).
·
Sistem Wilayah (Geographic).
Masing-masing sistem
pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri.
b. Menyediakan
tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan
teknologi.
c. Menyeleksi
pegawai yang akan ditempatkan dibagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun
mental serta etos kerjanya.
d. Menciptakan
prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan
menggunkan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip, seperti
contoh dibawah ini :
|
Bon Pinjaman Arsip
Tanggal ……………… Jam : …………………
1. Kode Arsip :
2. Nomor Surat :
3. Tanggal Surat :
4. Perihal Surat :
5. Nama peminjaman :
a. Bagian :
b. Jabatan :
6. Lama Pinjaman : Tgl. …………… s.d tgl. ……………..
Yang
memberikan Yang meminjam
(Nama
terang) (Nama terang)
Kembali tgl. ……………….. Yang menerima
Yang mengembalikan
…………………………………… (Nama terang)
|
e.
Mengadakan penyusutan arsip secara teratur.
Arsip yang tidak lagi mempunyai nilai guna perlu disusupkan , sehingga arsip
yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Dapat
di simpulkan dalam makalah ini bahwa pengertian kearsipan, kegiatan kearsipan,
tujuan pengelolaan arsip, masalah kearsipan, dan cara pemecahan masalah
kearsipan. Wajib di ketahui oleh orang yang bekerja di kearsipan karna bias
membantu saat bekerja.
III.2 Saran
Apabila
terdapat kesalahan di dalam makalah ini mohon kritik dan sarannya agar makalah
ini bisa jadi sempurna dan baik. Agar kita bisa lebih memahami tentang system kersipan.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1995.
Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Anhar. 1980.Pengurusan Surat
Dan Kearsipan. Jakarta: Dekdikbud.
Atmosudirdjo, Prajudi.
1972. Dasar-dasar Office Manajement. Cetakan ke-3. Jakarta.
Bartos, Basir. 2003.
Manajemen Kearsipan. Jakarta: BUmi Aksara.
DPR RI. 1971.
Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Jakarta: Dewan Perwakilan rakyat RI.
_________ , 1974. Keppres NO. 26/1974.
Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Jakarta: dewan perwakilan rakyat
RI.
_________ , 1979. Peraturan pemerintah no.
34/1979 tentang penyusutan arsip. Jakarta: dewan perwakilan rakyat.
_________ , 1990. Keputusan menpan no.
36/1990 tentang arsiparis. Jakarta. Karso. 1982. Kearsipan I & 2, cetakan
ke-2. Porwokerto.
Lay
Wahyu, dkk. 1995. Kearsipan, cetakan pertama. Bandung: Angkasa.
Martono.
E. 1982. Record manajemen dan filling dalam praktek perkantoran modern, cetakan
pertama. Jakarta: karya utama.
The
liang gie. Kamus admistrasi perkantoran, Edisi ke-3 yogyakarta: nur vahaya.
Widjaja,
AW. 1993. Admistrasi kearsipan suatu pengantar, edisi revisi. Jakarta: PT Raja
Grafindo.
